Hoe schrijf je een goede briefing voor een digitaal bureau

Wat is een briefing

Een briefing is een presentatie, meestal in de vorm van een document, van alle wensen, eisen en verwachtingen over een bepaalde dienst of project. Als opdrachtgever beschrijf je welke doelstellingen je voor ogen hebt en welke rol je potentiële digitale partner hierbij moet gaan vervullen. Een briefing kan gaan over een nieuwe website, een intranet oplossing of een online campagne. Het is de aanleiding voor een gesprek tussen jou als opdrachtgever met een of meer potentiële opdrachtgevers.

Een succesvolle briefing biedt duidelijkheid over de doelstellingen, terwijl er voldoende ruimte overblijft voor de creativiteit en expertise van het bureau.

Een veelvoorkomend misverstand is dat een briefing zo gedetailleerd mogelijk moet zijn. Een succesvolle briefing biedt duidelijkheid over de doelstellingen, terwijl er voldoende ruimte overblijft voor de creativiteit en expertise van het bureau. De kunst zit hem in het vinden van dit juiste evenwicht.

Toegevoegde waarde

Wanneer heb je precies een briefing nodig? Voor sommige opdrachten voegt het opstellen van een uitgebreide briefing weinig toe. Een eenvoudige aanpassing van een link in het hoofdmenu van je bestaande website kun je waarschijnlijk met een korte e-mail af. Maar als een project omvangrijker is en de toegevoegde waarde van een creatief digitaal bureau evident is, helpt een briefing om die extra kwaliteiten sneller te identificeren.

Ook als je graag meerdere bureaus wilt vergelijken, is een briefing het juiste startpunt. Door verschillende partijen te laten nadenken over dezelfde probleem- of doelstelling, ontstaat vaak een interessant beeld van de unieke aanpak van een bureau. Het is namelijk juist op dit vlak dat een creatief digitaal bureau zich met zijn unieke mix van expertises kan onderscheiden van bijvoorbeeld een freelance technisch specialist.

Best practices

Zodra is vastgesteld dat een briefing toegevoegde waarde heeft, zal blijken dat de investering in tijd voor het schrijven van een goede briefing zich ook uitbetaalt. Toewijding om de briefing serieus aan te pakken is daarbij wel cruciaal. Uit onze ervaring komen een aantal belangrijke tips naar voren die als leidraad kunnen dienen bij het opstellen van een effectieve briefing.

1. Neem de tijd

Tijd en toewijding zijn waarschijnlijk de twee belangrijkste ingrediënten voor een succesvolle briefing. Door voldoende tijd te investeren, ontstaat een weloverwogen document. Bovendien biedt het de mogelijkheid om aanvankelijke aannames te heroverwegen en te herschrijven na overleg met betrokken partijen.

De juiste briefing brengt het beste in een creatief digitaal bureau naar voren

De tijd die je lijkt te besparen bij een overhaaste briefing komt later ongetwijfeld als een boemerang terug. Het is nu eenmaal eenvoudiger om de verwachtingen een keer goed in een briefing te vatten dan deze voor elke potentiële opdrachtnemer opnieuw te moeten uitleggen. Maar bovenal brengt de juiste briefing het beste in een digitaal bureau naar voren. En vooral dat laatste is de investering in tijd meer dan waard.

2. Betrek alle stakeholders

Als digitaal bureau willen we graag weten met wie we gaan samenwerken. Dat is niet alleen belangrijk voor de communicatie tijdens een project. Als je tijdens het opstellen van de briefing de belangen van de stakeholders goed in kaart brengt, neem je ze vroeg in het traject mee in de besluitvorming. Dit voorkomt verrassingen en schept draagvlak, waardoor het project door meer partijen zal worden gesteund en soepeler zal verlopen.

3. Begin met de doelstellingen

Hoe ziet succes eruit? Het antwoord op deze vraag kan voor iedereen verschillend zijn. Soms komen hier harde cijfers uit, maar net zo vaak komen hier minder goed definieerbare doelstellingen uit. In elk geval is deze vraag een goed startpunt om zowel de doelstellingen als eventuele tegengestelde belangen bij alle stakeholders te onderzoeken. Goed geformuleerde doelstellingen zijn een uitstekend uitgangspunt voor de pitch van elk digitaal bureau.

Geef een creatief bureau de ruimte om met de beste oplossing te komen - dat is immers vaak de kracht van een team dat verschillende disciplines combineert.

4. Denk niet in oplossingen

Tegenwoordig wordt iedereen aangespoord om in oplossingen te denken. Bij het aansturen van een creatief internetbureau werkt het echter contraproductief. We worden soms geconfronteerd met opdrachtgevers die tijdens het briefingsproces beginnen met de oplossing. Als we vervolgens doorvragen naar de probleemstelling, kunnen we vaak een oplossing bedenken die effectiever is en vaak ook minder kost. Geef een creatief bureau de ruimte om met de beste oplossing te komen - dat is immers vaak de kracht van een team dat verschillende disciplines combineert. Een goed bureau laat je meedenken in het proces, staat altijd open voor feedback en kan uitstekend een bepaalde keuze beargumenteren.

5. Benoem scope en budget

Het vaststellen en communiceren van scope en budget voorkomt teleurstellingen bij zowel bureau als opdrachtgever. Waar bij zeer technische opdrachten de bewegingsruimte soms beperkt is omdat de benodigde werkzaamheden vast staan, kan een budget bij creatief werk efficiency in de hand werken. Een bureau weet waar de grenzen liggen en kan hierbinnen zo effectief mogelijk te werk gaan. Een klant voorkomt dat het verliefd wordt op een idee dat bij nader inzien toch echt niet haalbaar is. Maak scope en budget daarom vroeg in het traject bespreekbaar.

Partnership

Bureaus presenteren zichzelf vaak als digitaal partner en dat is niet voor niets. Als creatief internetbureau behalen we de beste resultaten zodra de formele scheidslijn tussen opdrachtgever en leverancier verdwijnt, zodat we als betrokken partner nauw samenwerken met de verschillende betrokkenen. Voor sommige van onze opdrachtgevers treden we vaak zelfs namens hen op als aanspreekpunt voor andere leveranciers. 

Om een optimale samenwerking te bereiken, zorg je ervoor dat jouw team de rol van je digitale bureau begrijpt. Beantwoordt een bureau jouw briefing met een droge begroting van de technische requirements? Dan wijst dat niet op een goede match. Een goed creatief bureau biedt nieuwe inzichten en toegevoegde waarde bij elke stap van het proces. De basis hiervoor leg je in een goede briefing.

Hoe sterker jouw briefing, des te groter de kans dat het project wordt opgeleverd in overeenstemming met de verwachtingen van alle belanghebbenden, voor de deadline en binnen budget.

___

Heb je hulp nodig bij het opstellen van een goede briefing? We helpen we onze opdrachtgevers regelmatig bij het schrijven van een effectieve briefing. En als creatief digitaal bureau weten we precies wat er wel - en wat er vooral niet - in moet worden opgenomen. Meer weten? Neem contact op voor een kennismaking!